1. L’OCR
« En faisant disparaître les armoires et autres espaces d’archivage, la GED (gestion électronique des documents) était déjà une mini-révolution », rappelle Vincent Tribout, Responsable Finances chez Inedee. A cet ancêtre du Drive s’ajoute désormais depuis plusieurs années l’OCR (reconnaissance optique de caractères), qui reconnaît, lit et extrait automatiquement des champs tels que le numéro de TVA, l’adresse ou encore le nom du client ou du fournisseur.
2. Les workflows
Alors que les maisons-mères et les contrôleurs externes auditent de plus en plus les processus de gestion au sein des entreprises, la possibilité d’intégrer directement à son ERP les circuits de validation en vigueur au sein de son agence constitue un véritable avantage concurrentiel. « Les workflows réduisent les risques de fraude, sont facilement auditables et peuvent être gérés à distance quasiment en temps réel, du moins dans les solutions SaaS », note Antoine Clément, Directeur du développement chez Inedee.
3. EBICS pour alléger le protocole bancaire
A une époque aujourd’hui révolue, effectuer un paiement supposait de réaliser un nombre vertigineux de clics, de se connecter au portail bancaire, de patienter le temps des contrôles de sécurité, d’attendre la validation, de récupérer la preuve de paiement… Les relations bancaires conformes au protocole EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) sont désormais intégrées dans les meilleurs ERP, et automatiquement reliées aux pièces comptables de votre agence, ce qui diminue les risques d’erreur et réduit les temps de traitement administratif.
4. La signature électronique
Généralisée par les contraintes réglementaires et par le contexte sanitaire, la signature électronique permet de finaliser des transactions sans changer d’environnement de travail et de manière parfaitement sécurisée. Au sein d’un ERP, elle permet également de relier plus facilement les documents de gestion les uns aux autres, puisque votre interlocuteur reçoit simplement un lien l’invitant à signer le document concerné. Ce dernier est alors automatiquement archivé avec le reste des pièces du même dossier pour plus de fluidité et de sécurité.
5. Les messageries instantanées
C’est probablement le meilleur exemple de technologies initialement déployées dans la sphère privée et qui sont progressivement intégrées par les entreprises en raison de leur grande praticité. Bien qu’elles posent encore des questions de sécurité des données, ces messageries sont de plus en plus intégrées dans les solutions de gestion financière afin de fluidifier la communication entre collègues.
Certains métiers vont-ils disparaître des agences ?
« Par exemple, le comptable qui saisissait au kilomètre n’a plus vraiment d’utilité dans une agence de communication, mais son métier ne disparaît pas, il se transforme », estime Antoine Clément. Les ERP dotés de nouvelles technologies telles que l’OCR ou la signature électronique permettent d’accélérer, voire de remplacer, les tâches récurrentes et redondantes, et ce avec davantage de fiabilité. Cette mutation pose la question de l’accompagnement des équipes face aux nouvelles technologies, afin qu’elles comprennent parfaitement leur potentiel et les utilisent au mieux.
