Anticiper l’audit en amont !
« L’audit, ça se prépare toute l’année », affirme Vincent Tribout, Responsable Finances chez Inedee. Si l’équipe financière est en panique le jour de l’arrivée des auditeurs, c’est peut-être que tout cela n’a pas été correctement organisé… L’objectif est que le fonctionnement quotidien de la direction financière permette d’amortir le choc. Par ailleurs, les auditeurs communiquant souvent leur plan d’audit en amont, il est facile de sortir et classer à l’avance les bilans, comptes de tiers et autres contrats clients.
La GED, pour éviter l’archéologie
L’époque où audit rimait avec journées entières à fouiller dans les placards pour retrouver un dossier est révolue. Du moins, elle devrait l’être ! Si votre agence utilise des outils modernes et plus particulièrement en mode SaaS, la gestion électronique des documents (GED) permet de stocker l’ensemble des dossiers comptables dans une base de données, facilement accessible. « L’intérêt d’un ERP tout intégré est justement de pouvoir retrouver facilement l’ensemble des pièces rattachées à un dossier particulier, du devis à la preuve de paiement », ajoute Vincent Tribout. Un gain de temps gagnant-gagnant en période d’audit.
Avoir noué une relation solide avec les auditeurs
Comme pour tout interlocuteur, les interactions avec les auditeurs se passeront d’autant mieux si vous savez ce qu’ils recherchent, quels points précis ils souhaitent vérifier, de quelles recommandations ils vont souhaiter vérifier la bonne application. « Ne plus se sentir attaqué et comprendre que la visée de l’audit est que l’on s’améliore, ça aide. Et si on n’est pas encore à niveau, il vaut mieux jouer la transparence », estime Vincent Tribout.
Les workflows, incontournables pour les audits des processus
Les auditeurs contrôlent de plus en plus les processus financiers, dans le but de comprendre qui, dans l’entreprise, approuve les bons de commande, les factures, les paiements. « Si l’agence ne dispose pas d’outils intégrant les circuits de validation, il faut tout écrire, formaliser, détailler à la dernière minute, c’est un enfer ! » prévient Vincent Tribout. Pire encore, même avec des processus formalisés, il existe toujours des cas où la théorie n’a pas été appliquée, sans que l’on puisse le justifier simplement. Les workflows, circuits de validation directement intégrés dans le système et auxquels on ne peut pas déroger, présentent donc le double avantage d’être sécurisés et de constituer une piste d’audit facilement contrôlable.
Prendre les devants sur les zones grises
« Les questions d’interprétation des normes comptables sont les seules sur lesquelles on devrait passer du temps, c’est là qu’il y a un enjeu », remarque Vincent Tribout. Il faut donc bien les préparer ses arguments pour étayer le choix de reconnaître tel niveau de revenu, documenter finement le cut-off. C’est ce genre de discussion constructive qui fait de l’audit un temps réellement utile à la transformation de l’entreprise.
