Sécuriser le traitement des achats
Les entreprises sont aujourd’hui empêtrées dans un double flux de factures, recevant à la fois du papier et des fichiers PDF. Une situation qui complexifie le circuit de validation et augmente les risques (d’erreur, de perte ou de fraude), les factures numériques étant parfois imprimées pour différentes validations avant d’être à nouveau numérisées pour archivage. « La première bonne pratique en termes de dématérialisation des factures dans une agence de communication consiste donc à sensibiliser fortement les fournisseurs à la démarche de digitalisation », explique Viviane Venchiarutti, directrice de projets chez PHL Soft.
Par ailleurs, il est primordial dans cette situation de structurer le circuit de traitement des factures. La dématérialisation apporte cette valeur ajoutée, car elle s’appuie sur un workflow qui garantit que la pièce administrative ou commerciale circule bien du service comptabilité au contrôle de gestion, en passant par les ventes et le chef de projet. Chacun peut alors la valider ou la rejeter, l’annoter ou demander des clarifications, au sein du même outil de gestion. Une fois atteint le dernier stade de validation, la facture est certifiée conforme et devient inviolable.
Bien sûr, cela nécessite de penser en amont le circuit de validation : veut-on valider chaque facture ? Faut-il prévoir un, deux ou trois contrôles, selon le montant ? La dématérialisation des factures s’inscrit ainsi dans un enjeu plus large de sécurisation des achats.
Fluidifier les échanges entre collaborateurs
Le traitement des factures est un processus d’autant plus chronophage qu’il est ponctué de multiples
échanges non structurés – pour ajouter une information, préciser un élément peu lisible, faire signer chaque responsable, se faire confirmer que la dépense est refacturable…
Un workflow qui intègre et organise toutes ces étapes – même quand les équipes ne se rencontrent plus physiquement – fait gagner de précieuses heures à toute l’agence. Photographié à l’aide d’un smartphone, la facture ou la note de frais intègre directement le circuit de validation : les informations qui y figurent sont renseignées sans intervention manuelle (grâce à la reconnaissance automatique des images), et toutes les annotations complémentaires sont visibles au sein du même outil. « Certaines agences utilisent d’ailleurs le workflow mis en place pour afficher une check-list des points à renseigner dans chaque document, ou rappeler au manager les dépenses déjà comptabilisées sur le projet. Cela responsabilise tout le monde autour des impératifs de rentabilité que toute agence de communication se doit de suivre », estime Viviane Venchiarutti.
Ainsi, la dématérialisation intelligente satisfait à la fois l’obligation réglementaire de conserver les factures, répond au besoin des équipes de disposer d’une information transparente et leur permet d’interagir en toute sécurité pour accélérer et enrichir le traitement du document. Une nécessité autant opérationnelle qu’humaine favorisée par un système « up to date » de gestion et de traitement des flux documentaires.
