Le changement, un contexte délicat
Même quand il existe un consensus sur les limites de l’ancien outil de gestion, on regrette toujours certaines fonctionnalités… « Prendre le temps d’expliquer, à un comptable malheureux de ne plus avoir son état mensuel de relances clients, que désormais la relance se fera automatiquement et que les commerciaux et lui-même recevront des alertes, c’est important », estime Viviane Venchiarutti, directrice de projets chez PHL Soft.
La capacité de l’entreprise à former et accompagner les collaborateurs est un facteur clé de succès pour la migration. La restitution de la data aux métiers en est un autre : fournir des données utiles aux chefs de projet d’une agence de communication ou de publicité permet de justifier de manière tangible les efforts de reporting qui leur sont demandés. « Et d’en faire des ambassadeurs du changement », ajoute Viviane Venchiarutti.
Gérer la bascule contractuelle
A chaque migration d’ERP se pose la question des données antérieures, enregistrées dans l’ancien système. Parfois, l’information n’est pas exploitable en l’état dans le nouvel outil de gestion. Si une nouvelle saisie manuelle n’est pas envisageable, alors il faut maintenir l’ancien contrat et négocier un accès de simple consultation des données.
Recenser l’ensemble des besoins
« Changer d’outil de gestion ne doit pas être une décision impulsive », rappelle Viviane Venchiarutti en évoquant ce nouveau directeur financier arrivé en exigeant un nouvel ERP, et qui l’avait fait configurer selon ses habitudes avant de se rendre compte, quelques mois plus tard, qu’il ne répondait pas à certains formalismes exigés par les plus gros clients de l’agence.
« Le système de pilotage financier sert aussi aux commerciaux, aux chefs de projets et à l’ensemble des équipes pour saisir leurs temps… Il faut donc consulter largement ». Le nouveau prestataire doit
affiner ce travail de recensement des besoins, en étant au plus près des différents usages pour comprendre quels paramétrages, parcours utilisateur ou tableaux de bord sont le plus utile au quotidien.
Investir du temps dans le projet de migration
Les agences de communication et de publicité élaborent de plus en plus des cahiers des charges pour la migration de leur outil de gestion – soit en interne, soit avec l’aide de leur expert-comptable ou d’un cabinet spécialisé. C’est l’occasion de comprendre ce que l’on veut repenser, formaliser ce sur quoi on ne veut pas transiger et, dans le cas d’un ERP imposé par la maison-mère ou la holding, alerter sur les impacts pressentis. Une étape importante, donc, mais qui n’exonère pas l’agence de s’investir dans le projet par la suite !
« Contrairement à ce que « vendent » certains prestataires, une migration demande du temps, et à toute l’agence. Du temps de comptables, de contrôleurs de gestion, de directeurs créatifs, de direction générale », affirme Viviane Venchiarutti. Il faut en effet réaliser plusieurs jeux de test, valider chaque périmètre avant de passer au suivant, travailler sur une phase en double (ancien et nouvel outil utilisés en parallèle) pour ajuster le paramétrage au plus juste sans mettre en péril la qualité et les délais de clôture… C’est à ce prix que l’on obtient un système de gestion et de pilotage qui sert vraiment les objectifs de performance de l’agence.
