- La vitesse de restitution : les retraitements à la main n’étant plus nécessaires et l’information n’étant plus éparpillée, les demandes de reporting peuvent être satisfaites en temps réel. « Même dans les petites agences, la capacité à répondre avec célérité et fiabilité est un vrai plus », estime Antoine Clément, Directeur du développement commercial chez PHL Soft.
- Une communication fluide avec les annonceurs : les entreprises veulent pouvoir récupérer les devis, factures et autres récapitulatifs sans devoir chaque fois envoyer des emails à leur agence. L’ERP permet de ménager à chaque client un espace sécurisé, voire de lui envoyer automatiquement ces informations.
- L’accessibilité partout, pour tout le monde : les solutions dans le Cloud sont conçues pour être consultables depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, « ce qui correspond à une vraie évolution des pratiques professionnelles, boostée par le contexte sanitaire », rappelle Vincent Tribout, Responsable finance chez PHL Soft.
- L’implication des collaborateurs : « on remplit sa feuille de temps et on voit immédiatement l’impact sur la rentabilité du projet ». Cela permet de sensibiliser et de fédérer les collaborateurs de l’agence autour d’objectifs partagés, même si l’ERP ne remplace pas pour autant une culture d’entreprise fondée sur la collaboration et la coopération !
- Toute l’information centralisée au même endroit : la centralisation est la définition même de l’ERP, si bien qu’on la considère souvent comme allant de soi. Pour comprendre l’apport de cette caractéristique, « il faut avoir connu les devis sur Excel remplis d’erreurs, les dossiers clients sur Word qui se perdent, les factures PDF qui ne communiquent pas avec la comptabilité, ou les outils maison qui ne sont plus maintenus car leurs auteurs ont quitté l’entreprise », prévient Vincent Tribout.
- La précision de l’information : les données étant traçables du devis à l’écriture comptable, il est possible d’analyser chaque situation avec une très bonne granularité, sans changer d’environnement logiciel.
- Une délégation sereine : les workflows permettent aux managers de déléguer sereinement le travail puisqu’ils peuvent suivre à tout moment les contributions des uns et des autres, tandis que leur propre validation demeure indispensable.
Oui, mais…
Malgré tous ces avantages, les craintes liées au processus de migration vers un nouvel ERP freinent encore de nombreuses agences de communication et de publicité. Comment alors sécuriser cette étape ? « Tout d’abord, en faisant simple pour commencer », conseille Antoine Clément : paramétrer uniquement ce dont on a besoin permet de bien cadrer le projet et limiter sa durée. Ensuite, le choix du prestataire doit impérativement tenir compte de sa connaissance de votre métier, et de sa capacité à vous accompagner avant, pendant et après la migration !
